訃報を受けた際の対応

社葬の共通マナー

社葬はさまざまなスタイルでとり行われますが、共通するマナーというものもあります。
頻繁にあることではありませんが、社会人としてのマナーであり、ビジネスマナーでもありますので、きちんとおさえておきましょう。
まず会社側としては、社葬を行う対象となるような方の訃報が入ったら、直ちに対応を決め、迅速に行動を開始しなければなりません。
弔電に関してや、香典、供花・供物はどうするのかなどを決めておくほか、葬儀参列者の決定など、ひとつひとつ決めていく必要があります。
プロのアドバイスも受けつつ、詳細を決め、役割を分担して進めましょう。
概要が決まり次第、社員にも通達し、各所からの問い合わせに対応するよう体制を整えておくことが大切です。
取引先などから訃報を受けた場合は、まずかならずいつ、どこの、だれが亡くなったのかを、間違いなく確認し、通夜、葬儀の日時と会場をうかがっておきましょう。
弔電を打つ場合に備え、喪主名、住所、必要ならば電話番号も尋ね、メモしておく必要があります。
とくに関係が深い場合には、ご自宅に伺うこともあるでしょう。
服装は平服でかまいませんが、お悔やみを伝えたら、あまり長居することなく失礼するようにしてください。
訃報を受け取った旨を社内の関連責任者らで報告し合い、対応を検討します。
弔電を打つのか、打たないのか、また遠隔地の場合は、弔電かお悔やみ状を送る、もしくはだれか代表者が足を運ぶのか、決めなければなりません。
比較的近隣の場合も、だれが出席するのか、出席すべき人を決定しておく必要があります。
手伝いを申し出る場合には、ある程度経験のある社員を選び、受付や雑務など、手が不足している可能性のある、周辺的な役割を中心に率先して引き受けるようにしましょう。
弔辞を依頼された場合には、だれが読むのか決定しなければなりません。
これらの決定には、場合によっては緊急役員会を開いて慎重に進めることも必要でしょう。
会社としての対処のしかたを、失礼のないように徹底しておくことが重要となります。
参列すべきと考えられる人物としては、故人が会長や社長といった、相手企業の中心となられていた方である場合は、
参列する側としても同等の役職・存在の位置を占める方が参列者となるべきと考えられます。
参列者が決まったら、主催者側となる相手企業に、速やかに連絡しておきましょう。
先方の準備を滞らせないためのマナーです。

参列できなった場合の連絡

急な用事で参列できなくなった場合には、できるだけはやくそのことを先方に電話で連絡するなどし、伝えておきましょう。
とり行う会社として、来賓席を準備していたり、弔辞の依頼者のなかに含めている場合もありますからぎりぎりになっての連絡は大きな迷惑をかけることになりかねません。
きちんと連絡を入れ、代理で参列する方をたてて、参列予定であった方の名刺を渡しておき、
受付で代理であることを伝えて、その名刺を渡してもらうように手配しておきましょう。